Från att jaga data till central överblick och datadriven driftoptimering

Roslagsbostäder saknade länge ett övergripande systemstöd för sin tekniska fastighetsförvaltning. Med hjälp av Orbiq och Miner har bolaget gått från spridda system, manuella arbetssätt och lokala webbgränssnitt till en gemensam portal för åtkomst och larmhantering och till ett mer datadrivet arbetssätt för driftoptimering och energiuppföljning.

Bakgrund

Roslagsbostäder är Norrtälje kommuns allmännyttiga bostadsbolag och förvaltar hyresbostäder på flera orter i kommunen. Bolaget har ett långsiktigt uppdrag att erbjuda attraktiva och hållbara bostäder, samtidigt som fastighetsbeståndet ska förvaltas effektivt och utvecklas över tid.

När Roslagsbostäder inledde samarbetet med iquest 2022 saknades ett övergripande systemstöd för teknisk fastighetsförvaltning. De lokala styrsystemen i fastigheterna hade egna webbgränssnitt, men det fanns ingen samlad portal för åtkomst, larmhantering eller central uppföljning. För att nå systemen behövde användarna i praktiken arbeta med egna bokmärken i webbläsarna eller länkar som samlats i ett delat exceldokument. För att nå systemen utifrån krävdes först en uppkoppling via VPN.

Roslagsbostäder såg behovet av att skapa en mer sammanhållen struktur för teknisk fastighetsförvaltning. Det handlade inte bara om att få bättre överblick i vardagen, utan också om att bygga en lösning som gjorde det möjligt att behålla fungerande system längre, genomföra framtida generationsväxling i en mer kontrollerad takt och samtidigt skapa bättre förutsättningar att utvärdera och konkurrensutsätta nya investeringar.

Problem

Roslagsbostäder hade flera styrsystem i beståndet, huvudsakligen av samma fabrikat men av olika generationer och för uppgradering av de äldsta systemen krävdes ett totalt utbyte. Trots att systemen fungerade lokalt saknades en övergripande struktur som kunde hålla ihop åtkomst, larm och prioriterad driftdata.

Det ledde till ett antal praktiska utmaningar:

användarna behövde lägga tid på att hitta rätt system och rätt data
larmutskick behövde ställas in manuellt i varje enskild undercentral
viktiga larm riskerade att missas
uppföljning av energi och drift blev onödigt tidskrävande
det blev svårare att utvärdera nya systemlösningar, eftersom det saknades ett övergripande systemstöd som kunde hålla ihop helheten

Jag ansvarade för energiuppföljningsarbetet och behövde ägna mycket tid åt att jaga data i spridda system, ibland inom samma fastighet eftersom systemen för undercentral och ventilation är av olika fabrikat. Larmutskicken behövde ställas in manuellt i varje undercentral, med risk för att viktiga larm kunde missas. I vissa fall saknade vi larmutskick helt och behövde därför logga in i systemen regelbundet för att kontrollera statusen.

Behov

Gemensam struktur för åtkomst, larm och uppföljning

Roslagsbostäder behövde en lösning som inte bara gav åtkomst till systemen, utan även skapade bättre struktur, överblick och användbarhet i vardagen.

Behovet handlade om att:

skapa en gemensam portal för åtkomst till fastigheternas system
samla larmhantering på ett mer överskådligt sätt
hämta in prioriterad driftdata för uppföljning och analys
minska det manuella arbetet med att leta efter information
skapa bättre förutsättningar för en långsiktig och kontrollerad generationsväxling av automationssystem
göra det enklare att utvärdera och på sikt införa nya tekniska lösningar utan att öka spretigheten
ge den egna organisationen bättre möjligheter att själva arbeta vidare med data, integrationer och visualiseringar

Lösning

En central portal för åtkomst, larm och analys

Samarbetet med iquest började med ett pilotprojekt där några representativa system i beståndet valdes ut. Syftet var att testa hur ett övergripande systemstöd skulle kunna fungera i praktiken och samtidigt säkerställa att både befintliga och framtida system kunde hanteras inom samma struktur.

Inom ramen för pilotprojektet utvecklade iquest en ny integration i Miner för att läsa och skriva data till en äldre generation av den vanligast förekommande lösningen inom Roslagsbostäders bestånd. Det gjorde det möjligt att samla både äldre och nyare system inom samma övergripande lösning.

Efter några månaders praktisk användning fattades beslut om att rulla ut lösningen bredare.

Med Orbiq fick Roslagsbostäder en gemensam portal för åtkomst och larmhantering. Det gjorde det möjligt att samla flera system i ett gemensamt gränssnitt, vilket förenklade vardagen för användarna och skapade bättre central överblick.

Med Miner kunde Roslagsbostäder samtidigt börja hämta driftlarm och prioriterad data från olika system. En viktig del av lösningen var att kunden kunde utbildas i att administrera systemet och konfigurera integrationer vidare utifrån egna behov.

Vi uppskattade affärsmodellen som innebar att vi kunde använda systemlösningen till ett fast månadspris inom hela beståndet, oavsett omfattning. En annan sak som uppskattades var möjligheten att administrera systemet själva och sköta dataintegrationen för våra system efter att ha fått relevant utbildning. Det gjorde att vi kunde rulla ut systemet snabbt och sköta mycket av konfigurationen själva.

Genom att skapa en övergripande struktur för både äldre och nyare system fick Roslagsbostäder bättre förutsättningar att behålla fungerande anläggningar längre och genomföra generationsväxlingen i en mer långsiktig och kontrollerad takt. Samtidigt skapade Orbiq och Miner en mer leverantörsneutral grund, som gjorde det enklare att utvärdera nya lösningar på marknaden och konkurrensutsätta kommande investeringar på ett bättre sätt.

I dag använder Roslagsbostäder Orbiq som central portal för åtkomst och larmhantering, medan Miner används för att hämta driftlarm och prioriterad data till analys och uppföljning.

Det har också gjort det möjligt för Christer Eriksson och teamet att arbeta mer datadrivet i sin driftoptimering. Genom att välja ut relevanta datapunkter från system av olika fabrikat, bygga visualiseringar i Orbiq och följa upp olika funktioner över tid har Roslagsbostäder fått ett bättre underlag för både analys och åtgärdsarbete.

Ett exempel är en visualisering där styrventiler för värmesystem i fastigheter inom en viss region samlas i en gemensam vy. Genom att plotta dem tillsammans med data om utomhustemperatur blir det lättare att analysera beteenden, jämföra anläggningar och upptäcka avvikelser.

Vi har bland annat haft stor nytta av systemlösningen när vi har följt upp och verifierat leveranser gentemot våra entreprenörer. När någon lovar en åtgärd, är det enkelt att kontrollera genom att kolla på historisk data som vi ständigt samlar in.

Effekt

Ett nytt arbetssätt för uppföljning och driftoptimering

Den kanske viktigaste effekten av lösningen är att Roslagsbostäder har gått från ett arbetssätt där mycket tid gick åt till att hitta och samla in data, till ett mer strukturerat och datadrivet arbetssätt för driftoptimering.

Några tydliga effekter är:

central överblick över system och larm i stället för lokala länkar och manuella arbetslistor
snabbare hantering av larm, där hela teamet nu kan hjälpas åt att hålla koll på larmlistan och korta tiden till åtgärd
bättre tillgång till prioriterad driftdata för energiuppföljning och analys
möjlighet att själva bygga vidare med integrationer och visualiseringar utifrån verksamhetens behov
bättre förutsättningar för datadriven driftoptimering, där analyser och visualiseringar används för att upptäcka avvikelser och följa upp funktion och prestanda
större handlingsfrihet vid framtida investeringar, eftersom nya systemlösningar kan utvärderas utan att användbarheten eller överblicken går förlorad

Sammanfattning

Roslagsbostäders resa visar hur ett kommunalt bostadsbolag kan gå från spridda system, manuella arbetssätt och begränsad överblick till en mer sammanhållen och datadriven teknisk fastighetsförvaltning.

Genom att kombinera Orbiq som gemensam portal för åtkomst, larmhantering och analys med Miner för insamling av driftlarm och prioriterad data har Roslagsbostäder skapat bättre förutsättningar för både vardaglig drift och långsiktig utveckling.

Resultatet är inte bara bättre överblick, utan också ett arbetssätt där den egna organisationen i högre grad kan använda data för att analysera, prioritera och optimera. Samtidigt har bolaget fått en mer flexibel grund för framtida generationsväxling och nya investeringar inom uppkopplade fastigheter.

Vill du också ta din fastighetsförvaltning till nästa nivå? Kontakta oss och upptäck hur våra tjänster kan göra skillnad i din verksamhet.

Ring mig Mejla mig Boka ett möte

Kontakta oss!

Det finns flera sätt att kontakta oss, välj det som passar bäst:

Klicka här för att skicka en e-post till oss, eller här för att ringa.
Skicka ett brev eller vykort till adressen: iquest ab, Box 80, 129 22 Hägersten
Transportera dig till vårt kontor:Telefonvägen 30, Hissuppgång C, 1 tr (c/o Quick Office). Klicka här för vägbeskrivning.

Case